ZaPro – Program do zarządzania produkcją

Jak jednak wybrać rozwiązanie, które będzie jak najlepiej odpowiadać specyfice i potrzebom Twojej firmy, a przy tym nie nadwyręży budżetu? Wybierając narzędzie do zarządzania produkcją, musisz zwrócić uwagę na kilka najważniejszych kwestii, które mogą być szczególnie istotne dla przedsiębiorstw z sektora MŚP. Przybliżamy, jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu do zarządzania produkcją, jakie najważniejsze funkcje powinien posiadać, a także, na co koniecznie trzeba zwrócić uwagę, szukając odpowiedniego rozwiązania.

Dlaczego warto wdrożyć program do zarządzania produkcją? 

Temat wydajności produkcji jest aktualny w wielu firmach, których właściciele i kierownicy zastanawiają się nad tym, jak ją skutecznie zoptymalizować. W niektórych funkcjonuje jakieś oprogramowanie produkcyjne, które nierzadko nie jest jednak wystarczającym rozwiązaniem z różnych względów. Efektywne planowanie i rejestracja produkcji to jednak klucz do tego, by firma się rozwijała, a wszystkie procesy w niej były zoptymalizowane i maksymalnie wydajne.

Odpowiedni program do zarządzania produkcją może przynieść firmie wiele korzyści, przede wszystkim dzięki wsparciu procesów planowania zapotrzebowania materiałowego, rozliczania zleceń produkcyjnych, a także sprawnego monitorowania zajętości zasobów produkcyjnych. To zaś daje sporo możliwości wygodnego budowania technologii czy automatycznego wyliczania kosztów związanych z każdą operacją. 

Zintegrowane oprogramowanie dopasowane w każdym calu do specyfiki i zapotrzebowania firmy pozwala na przejrzyste, łatwe i szybkie harmonogramowanie pracy, rozwiązywanie problemów w swojej firmie, a także przygotowanie rentownych ofert.

Najważniejsze korzyści, jakie przynosi wdrożenie programu do zarządzania produkcją w hali produkcyjnej, to:

• wydajne planowanie produkcji – im lepiej przemyślany i zaplanowany każdy element tego procesu, tym bardziej wydajny jest proces pracy, a straty są zminimalizowane;
• wzrost rentowności zamówień – dzięki śledzeniu czasu pracy, a także automatyzacji raportowania produkcji, można łatwo zoptymalizować proces produkcji, a tym samym – poprawić rentowność firmy;
• automatyczne wyliczenie kosztów związanych z zamówieniem – dzięki możliwości błyskawicznego obliczenia ich, możesz nie tylko poinformować o nich klienta tuż po otrzymaniu od niego zapytania, ale również łatwo kontrolować opłacalność każdego nowego zamówienia;
• optymalizacja niewydajnych procesów – szybka analiza czytelnych wykresów pozwala na natychmiastowe znalezienie przyczyny opóźnień czy obniżenia jakości procesu produkcji.

Im bardziej zaawansowane planowanie produkcji, tym bardziej wydajne i elastyczne narzędzie kontroli nad tym się przyda.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do harmonogramowania produkcji?

Kontrolowanie procesu produkcyjnego i wgląd do najważniejszych danych w czasie rzeczywistym to najważniejsze korzyści wynikające z wdrożenia programu do zarządzania. Bardzo ważne jest to, by dopasować narzędzie do firmy, a nie odwrotnie. Niektórzy twórcy systemów do zarządzania produkcją seryjną, tworzenia rentownych ofert czy kontrolowania zasobów ludzkich zapewniają, że ich narzędzie z pewnością sprawdzi się w każdej firmie, jednak w praktyce okazuje się, że niezupełnie tak jest. Zadowolenie klientów zawsze powinno być na pierwszym miejscu – i tym kierujemy się przy dostosowywaniu oraz wdrażaniu naszego systemu, jakim jest ZaPro.

Czasem nawet niewielkie zmiany mogą okazać się przełomowe dla zwiększenia efektywności pracy i rentowności zamówień. Warunkiem jest jednak wybór narzędzia dostosowanego do specyfiki i rzeczywistych potrzeb firmy. W wielu przypadkach jest niestety odwrotnie. Twórcy różnych narzędzi nierzadko oferują jedno rozwiązanie, projektowane “na sztywno”, przez co dopasowanie go do charakteru i indywidualnych potrzeb firmy nie jest możliwe lub wiąże się z ogromem pracy i pociąga za sobą ogromne koszty.

Swobodne edytowanie (rozbudowywanie czy przebudowywanie) okazuje się w takich przypadkach bardzo trudne lub zupełnie nieopłacalne. Finalnie firma ponosi więc podwójną stratę – z jednej strony dlatego, że niektóre narzędzia są bardzo drogie, a nie są w pełni satysfakcjonująco wykorzystywane. Z drugiej strony dlatego, że kontrola produkcji i procesów okołoprodukcyjnych, a także zasobów ludzkich w swojej firmie nadal jest niewystarczająca.

Prosty program do zarządzania produkcją, czy złożony system planowania produkcji?

Może wydawać się, że zaawansowane planowanie produkcji wymaga złożonych i rozbudowanych, a tym samym nierzadko bardzo kosztownych rozwiązań. W praktyce jednak wcale nie musi tak być. Dla wydajnego kontrolowania procesu produkcyjnego najważniejsze jest to, by program był dopasowany do specyfiki i wymagań zakładu i hali produkcyjnej.

Cały proces produkcji trzeba dobrze przemyśleć, uwzględniając przede wszystkim czas potrzebny na realizację zamówienia, zasoby ludzkie, a także kwestie finansowe. Najważniejsze jest więc to, by program do zarządzania, którym chcesz wspierać działalność firmy, odpowiadał jej specyfice i umożliwiał podgląd w czasie rzeczywistym na poszczególne etapy procesu. Wydajność konkretnych linii produkcyjnych na każdym etapie produkcji to jeden z najważniejszych parametrów, jakie trzeba monitorować.

Jaki więc powinien być program do zarządzania produkcją? Przede wszystkim elastyczny – tak, by jego dostępne funkcjonalności były maksymalnie przydatne. Wiele firm popełnia błąd, wybierając bardzo rozbudowane narzędzia, których potencjału i możliwości nie tylko nie wykorzysta w pełni, ale również w ogóle ich nie potrzebuje. Choć jest to działanie w dobrej wierze, bo wybór takiego programu ma służyć sprawnemu rozliczaniu produkcji, kontroli procesów okołoprodukcyjnych i planowaniu potrzeb materiałowych, to jednak po czasie może okazać się, że na potrzeby firmy wykorzystuje się zaledwie ułamek możliwości programu – za który niepotrzebnie płaci się wysokie kwoty.

Z drugiej jednak strony, szukanie oszczędności niejednokrotnie skutkuje wyborem najprostszych i najtańszych – ale przy tym niekoniecznie optymalnych – rozwiązań. W tym przypadku chodzi o bardzo prosty program do zarządzania, który ma niewiele funkcji, lub w ogóle rezygnację z niego na rzecz Excela czy Google Sheets.

Program do rozliczania produkcji – najważniejsze funkcje, jakie powinien posiadać program do zarządzania

Program do zarządzania produkcją nie musi więc być ani prosty, ani złożony, bo nie to jest najważniejszym kryterium wyboru. Powinna nim być przede wszystkim jego rzeczywista przydatność w firmie i odpowiedź na jej potrzeby. Kluczowe funkcje, jakie powinien posiadać dobry program do zarządzania, to przede wszystkim możliwość podglądu wszystkich procesów w czasie rzeczywistym, kontrola obłożenia i wydajności hali produkcyjnej, a także automatyzacja raportów i tworzenia dokumentacji. Oprogramowanie dla firm produkcyjnych powinno umożliwiać przede wszystkim:

• tworzenie i śledzenie zleceń produkcyjnych – to umożliwia zarządzanie każdym etapem realizacji zlecenia i rejestrację produkcji, pozwalając zyskać pełną kontrolę nad wszystkimi etapami procesu produkcji;
• planowanie potrzeb materiałowych – w niejednej firmie produkcyjnej jednym z najczęściej występujących problemów jest albo niedoszacowanie ilości potrzebnych materiałów, albo przeszacowanie jej, co prowadzi do marnowania ich. Optymalne zużycie materiałów będzie możliwe między innymi właśnie dzięki odpowiedniej funkcji programu;
• rozliczanie produkcji – ręczne tworzenie i uzupełnianie raportów, a także oczekiwanie na dostarczenie ich przez pracowników i konieczność sprawdzania ich to czynności bardzo czasochłonne, a w dodatku obarczone ryzykiem popełnienia błędu. Program do obsługi produkcji, który pozwala na łatwe rozliczanie produkcji, między innymi właśnie poprzez generowanie raportów, kontrolę kosztów i drukowanie kart pracy pozwala nie tylko na wyeliminowanie błędów w dokumentacji, ale również na sporą oszczędność czasu;
• harmonogramowanie pracy – czytelny interfejs użytkownika, uporządkowana baza danych, a także swobodny dostęp do programu to najważniejsze atuty, które pozwalają na efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich. To naturalnie przekłada się na lepszą organizację pracy;
• śledzenie czasu pracy – oprogramowanie do zarządzania produkcją powinno uwzględniać również tę funkcję, dzięki czemu możliwa będzie szybka i sprawna analiza wydajności procesu

Oprogramowanie produkcyjne – wybierz mądrze

Oprogramowanie do planowania produkcji jest bardzo przydatnym narzędziem w każdej firmie, która chce usprawnić ten element. Takie wsparcie procesów produkcji może przynieść długoterminowe korzyści, pod warunkiem jednak, że program do zarządzania będzie skrojony na miarę potrzeb konkretnej firmy.

Wybór podstawowej wersji, która nie zaspokaja wszystkich potrzeb, nie jest dobrym rozwiązaniem, bo narzędzie nie będzie w pełni przydatne. Z drugiej strony, decydowanie się na bardzo rozbudowane, a przy tym drogie systemy (jak ERP) również nie zawsze jest słusznym wyjściem, bo z dużym prawdopodobieństwem nie wykorzystasz nawet części funkcji, za które trzeba będzie zapłacić i to niemało.

Dlatego wybierając program, trzeba zacząć od spełnienia określonych warunków przez niego. Podstawą powinno być określenie rzeczywistych potrzeb i oczekiwań wobec narzędzia. To pozwoli na wstępne odrzucenie tych, które do nich nie przystoją, a następnie na selekcję wśród tych, które te warunki spełniają.

Trudności i wyzwania we wdrażaniu systemu do zarządzania produkcją

Usprawnienie procesów okołoprodukcyjnych, poprawa wydajności pracy, większa kontrola nad zamówieniami oraz porządek w dokumentacji – to najważniejsze korzyści z wyboru odpowiedniego programu do zarządzania produkcją, jakie widzą właściciele i kierownicy firm. Jednak nawet przemyślany wybór oprogramowania, a także przygotowanie się do wdrożenia zmian nie gwarantują tego, że proces wprowadzania programu do firmy przebiegnie bezproblemowo. Takie przedsięwzięcie może wiązać się z kilkoma potencjalnymi trudnościami i wyzwaniami.

Opór przed zmianą, czyli “po co nam to wszystko, przecież było dobrze”

Nie wszystkie zmiany w firmie spotykają się z entuzjazmem pracowników. Wprowadzenie programu do rozliczenia produkcji może być w ich oczach dodatkowym narzędziem kontroli. Z innej strony zaś oznacza to dla nich nowe obowiązki, jak nauka obsługi nowych narzędzi oraz wizja porzucenia pewnego schematu pracy i przyzwyczajeń. To często budzi opór i niechęć do nowego. Aby uniknąć tego problemu, warto przede wszystkim wybrać program łatwy i intuicyjny w obsłudze, co zminimalizuje problem długiego wdrażania się w to, jak działa. Druga istotna kwestia to wprowadzenie zespołu w planowane zmiany.

Odpowiednia komunikacja może okazać się kluczem do sukcesu. Warto również zorganizować spotkania, na których pracownicy będą mogli wstępnie zapoznać się z działaniem systemu. Trzeba także zadbać o szkolenia z jego obsługi i wsparcie merytoryczne już po wdrożeniu programu. Dzięki temu przyjęcie zmian i przejście przez proces adaptacji będzie o wiele łatwiejsze.

Brak zaangażowania zespołu i odpowiedzialności za wdrożenie

Jeśli zespół nie jest przekonany do wprowadzenia zmiany w zarządzaniu produkcją, może to manifestować między innymi poprzez brak zaangażowania w proces wdrażania programu. Istotne jest więc wyznaczenie kilku osób odpowiedzialnych za ten proces oraz kontakt z dostawcą usług. Jeśli firma nie wydeleguje takich osób, odpowiedzialność zostanie rozproszona na cały zespół, co w praktyce z dużym prawdopodobieństwem poskutkuje tym, że nie będzie tego robił nikt lub zaangażowanie będzie minimalne.

Brak jasno określonych celów i strategii wdrożenia

W każdej firmie produkcyjnej punktem wyjścia do poprawy efektywności działania powinna być analiza aktualnej sytuacji i opracowanie na tej podstawie dobrego planu. W sytuacji, w której wiadomo, że trzeba poprawić pewne obszary działania firmy, jednak nie do końca określono, jakie i w jaki sposób, wdrożenie programu do zarządzania produkcją może wcale nie przynieść oczekiwanych korzyści, a wręcz przeciwnie. Efektem może być chaos organizacyjny, a także podejmowanie niespójnych działań.

Podstawą jest więc przemyślane podejście i wprowadzanie zmian dopiero wtedy, gdy każdy krok jest przemyślany. Istotne jest również pogodzenie potrzeb i oczekiwań zarówno firmy i jej zarządu, jak i pracowników. Trzeba określić realny cel i wybrać takie narzędzie, które pozwoli efektywnie go zmierzyć.

Zbyt skomplikowane procesy i konieczność dostosowania systemu

Inna sytuacja to ta, w której wybrany program (choć ma wiele ciekawych opcji, które z pewnością pomogą usprawnić plan produkcji i poprawić efektywność na wielu innych polach) nie jest dopasowany do specyfiki i potrzeb konkretnej firmy. Chodzi przede wszystkim o złożony, a przez to również długotrwały proces wdrożenia, co może generować dodatkowe koszty, a także powodować tymczasowe spowolnienie tych procesów, które chcesz przecież usprawnić.

Zanim więc zdecydujesz się na wprowadzenie nowego rozwiązania w firmie produkcyjnej, pod uwagę weź nie tylko możliwości programu, ale również to, czy odpowiada w pełni charakterowi i potrzebom firmy.

Koszty wdrożenia i ukryte wydatki

Wszystko wydaje się dopięte na ostatni guzik i pozostaje już tylko czekać na pierwsze efekty wdrożenia systemu w firmie produkcyjnej. Tymczasem jednak im bliżej wydaje się meta, tym więcej przeszkód pojawia się po drodze? Jedną z najczęściej wynikających sytuacji są dodatkowe, nieprzewidziane wcześniej, a przez to również nieuwzględnione w kosztorysie wydatki. Najczęściej są związane z koniecznością dopasowania systemu do indywidualnych potrzeb i oczekiwań, szkoleniem pracowników, a także integracją z innymi narzędziami.

Aby uniknąć takich przykrych niespodzianek, na etapie planowania trzeba przeprowadzić szczegółową analizę kosztów i wybrać takiego dostawcę oprogramowania, który ma przejrzysty cennik. Pomimo tego w budżecie warto również uwzględnić zapas na nieprzewidziane wydatki.

ROI – jakie korzyści firma może osiągnąć, dzięki wdrożeniu odpowiedniego programu?

ROI, czyli wskaźnik zwrotu z inwestycji, najlepiej obrazuje to, czy wdrożone narzędzie okazało się trafnym wyborem. W przypadku programu do zarządzania produkcją, który pozwala na automatyzację wielu procesów, a tym samym zwiększenie efektywności i redukcję czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań, efekty z reguły są widoczne dość szybko.

Wśród najważniejszych korzyści, jakie firma może zyskać na wprowadzeniu odpowiednio dopasowanego programu do zarządzania produkcją, można wymienić przede wszystkim:

• zwiększenie kontroli nad kosztami – zmniejszone zużycie materiałów i stany magazynowe odpowiadające realnemu zapotrzebowaniu to spore korzyści. Dzięki temu można znacznie zredukować niepotrzebne wydatki;
• poprawa efektywności – dzięki wykluczeniu ryzyka ludzkiego błędu przy tworzeniu dokumentacji czy raportów. Dodatkową korzyścią jest znaczna oszczędność czasu, który można spożytkować na ważniejsze sprawy;
• klarowność procesów – monitorowanie stanu produkcji w czasie rzeczywistym pozwala na natychmiastową reakcję w przypadku problemów, co może w znacznym stopniu zapobiec stratom lub przynajmniej znacznie je zredukować;
• zminimalizowanie opóźnień – zarówno w dostawcach, jak i terminach realizacji zamówień. To zaś przekłada się na zadowolenie klientów, a tym samym – na budowanie wizerunku marki solidnej i godnej zaufania.

ZaPRo – prosty program do zarządzania produkcją, który zaskakuje możliwościami

Najlepszym rozwiązaniem jest możliwość dopasowania narzędzia do indywidualnych potrzeb użytkowników i firm. Takim programem produkcyjno magazynowym jest ZaPro – system stworzony z myślą o potrzebach i najczęstszych problemach małych i średnich firm z sektora produkcyjnego.

Innowacyjne i przemyślane podejście do stworzenia go zaowocowało szeregiem korzyści dla firm. Największym atutem jest to, że ZaPro jest tworzone w technologii Low Code, co w praktyce przekłada się przede wszystkim na znacznie krótszy czas projektowania narzędzia, a także wdrażania go.

Co więcej, możemy w pełni dopasować to narzędzie do aktualnych potrzeb firmy, dzięki możliwości wdrażania dodatkowych modułów w szybki i sprawny sposób, który nie wiąże się ani z przestojami w funkcjonowaniu systemu, ani z ogromnymi kosztami. Wszelkie modyfikacje są możliwe do szybkiego wdrożenia.

Nie wiesz, jakich dokładnie funkcjonalności będziesz potrzebować? Wcale nie musisz – sytuacja na rynku zmienia się przecież dynamicznie, więc nie wiadomo, w jaki sposób Twoja firma będzie funkcjonować za kilka lat i jakie będą wówczas jej potrzeby względem programu do produkcji. ZaPro rozwija się razem z Twoją firmą.

Jak to możliwe? Ten program do zarządzania składa się z niezależnych od siebie modułów (które oczywiście można ze sobą zintegrować). W praktyce oznacza to, że jeśli tylko zajdzie taka potrzeba, funkcjonalność systemu można łatwo i szybko rozszerzyć.

To najlepsza odpowiedź na dylemat związany z tym, czy program do zarządzania powinien być prosty, czy rozbudowany. W przypadku ZaPro możesz zacząć od podstawowej wersji i sukcesywnie ją rozbudowywać.

Dla naszych klientów bardzo istotną zaletą tego rozwiązania jest również jednorazowa płatność – bez abonamentów, licencji i innych opłat. Zamawiasz produkt na indywidualne zamówienie i za nie płacisz – to tyle.

Program do zarządzania produkcją – podsumowanie

Sprawne tworzenie zleceń produkcyjnych, pełna kontrola nad czasem i wydajnością pracy, a także łatwe generowanie kart pracy, dokumentacji i raportów, swobodny dostęp do czytelnych i uporządkowanych danych w ramach danego projektu w czasie rzeczywistym i łatwe do modyfikacji parametry technologiczne – to tylko kilka z wielu funkcjonalności, jakie powinien mieć dobry program do planowania i rozliczania produkcji. Nie szukaj go metodą prób i błędów. Skontaktuj się z nami, a skonfigurujemy i wdrożymy narzędzie idealnie dopasowane do specyfiki i potrzeb Twojej firmy, które będzie satysfakcjonującym rozwiązaniem na lata.